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La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema attraverso cui la trasmissione di documenti digitali acquista pieno valore legale. In quanto tale, essa fornisce la certezza dell'invio e dell'effettiva consegna dei messaggi e-mail e degli allegati tanto che il DPR 11 febbraio 2005 n. 68 ne equipara il valore legale alla raccomandata con ricevuta di ritorno.
L'efficacia di tale sistema si misura anche su altri fondamentali punti. Essa non garantisce solo la certezza dell'invio e della ricezione dell'e-mail, ma anche quella del contenuto di cui, mediante un sistema trasmissivo crittografato, ne viene assicurata l'assoluta inalterabilità.
Oltre a risultare comodo ed economico, il sistema PEC, verificando volta per volta l'identità dell'utente, si pone come valida barriera per messaggi spazzatura (spam e virus).
Il servizio di Posta Elettronica Certificata viene erogato dai cosiddetti gestori di posta certificata, enti pubblici o privati che sono inseriti in un apposito registro e che possiedono i requisiti necessari poter gestire tale servizio nell'osservanza delle diverse specifiche tecniche previste dalla normativa vigente.
La certificazione della trasmissione si realizza per mezzo di una serie di ricevute che da una parte costituiscono prova legale dell'avvenuto invio dell'e-mail, dall'altra permettono al mittente di monitorare lo stato della spedizione (invio, presa in carico, ricezione, possibili errori, etc.) ed essere certo dell'avvenuto passaggio dei diversi step effettuati.
Attualmente il Ministero della Pubblica Amministrazione ha identificato nella Posta Elettronica Certificata uno strumento che, nella misura in cui si pone nelle condizioni di permette una comunicazione tra utenti ed enti pubblici in modo semplice, economico e sicuro, è in grado di snellire la macchina burocratica italiana.
Inoltre, con il decreto legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009 è scattato l'obbligo, per i professionisti e le aziende - rispettivamente entro 1 anno e 3 anni - di affiancare alla sede fisica una sede virtuale espressa da un indirizzo PEC.
L'uso della Posta Elettronica Certificata risulta ottimale per tutti coloro che richiedono un sistema di invio e ricezione di messaggi che sia semplice, veloce, e soprattutto sicuro. La PEC infatti, senza più la necessità di dover spendere tempo e denaro in operazioni come l'invio di raccomandate postali, permette di gestire direttamente dal proprio personal computer l'invio di messaggi e di allegati nella totale sicurezza che i dati rimangano invariati e nell'inequivocabile certezza che le ricevute generate attestino l'effettivo iter della trasmissione.
Per l'efficacia del suo sistema, per il modo in cui riesce a snellire le procedure e i costi della trasmissione di documenti sensibili, la PEC risulta indicata per privati, aziende ed enti pubblici.
La PEC prevede un sistema di trasmissione che interessa i seguenti soggetti:
- il mittente del messaggio, titolare di una casella PEC.
- il gestore della PEC, soggetto pubblico o privato - inserito nell'indice dei gestori di posta certificata - che eroga il servizio. Nel caso in cui i gestori del mittente e del destinatario siano diversi, la normativa garantisce la totale interoperabilità della trasmissione che si realizza mediante un sistema di ricevute.
- il destinatario del messaggio, titolare di una casella PEC.
L'iter della trasmissione inizia con l'invio di una e-mail da parte di un mittente possessore di una casella PEC; l'e-mail viene raccolta dal gestore PEC del mittente nel cosiddetto punto di accesso dove il messaggio, dopo un controllo volto a verificare l'identità del mittente, viene racchiuso in una busta di trasporto in cui il gestore appone la propria firma digitale garantendone così la provenienza e l'inalterabilità dei contenuti. Il gestore invia al mittente una ricevuta di accettazione della trasmissione con cui quest'ultimo ha la certezza che il suo invio sia stato riconosciuto. La busta di trasporto, una volta arrivata nel cosiddetto punto di consegna, viene sottoposta a verifica da parte del gestore del destinatario, il quale – nel caso in cui tutte le verifiche abbiano esito positivo – procede con la consegna al destinatario e con l'invio della ricevuta di avvenuta consegna al mittente. Nel caso in cui in un qualche momento di verifica i sistemi scorgano una qualche anomalia, viene bloccata la trasmissione del messaggio e si invia al mittente una ricevuta in cui viene esplicitato l'errore riscontrato.
La PEC prevede le seguenti principali tipologie di ricevuta:
- ricevuta di accettazione: inviata al mittente, è generata dal gestore di riferimento del mittente e attesta l'invio di un messaggio.
- ricevuta di avvenuta consegna: inviata al mittente, è generata dal gestore di riferimento del destinatario e attesta il recapito presso la casella di posta certificata del destinatario (indipendentemente dall'avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario).
- ricevuta di presa in carico: quando la trasmissione del documento avviene tra due diversi gestori, il gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che attesta l'avvenuta presa in carico del messaggio. Nel caso in cui il colloquio fra il gestore del mittente ed il gestore del destinatario non si possa realizzare, il mittente riceverà notifica dell'evento.
- Ricevuta di errore di consegna: inviata al mittente, è generata dal gestore di riferimento del destinatario e attesta che il messaggio non risulta consegnabile.
Le ricevute contengono tutte le informazioni che permettono di riconoscere le varie specifiche della trasmissione: data e ora di invio (il riferimento temporale nelle varie ricevute generate dal sistema avrà sempre un valore unico con uno scarto non superiore ad un secondo rispetto all'UTC- Tempo Universale Coordinato), mittente, destinatario, oggetto, identificativo messaggio, il tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.), il server mittente, il server destinatario.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la normativa stabilisce che il gestore di posta certificata durante le fasi di trattamento del messaggio mantenga traccia delle operazioni svolte su un apposito registro. I dati contenuti in tale registro devono essere conservati per un periodo di almeno due anni e devono essere disponibili ed accessibili per la consultazione a fini ispettivi, da parte del Centro Tecnico, o in caso di contenzioso dai soggetti individuati per tale compito. Per la gestione del registro i gestori devono adottare le soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza e la sicurezza (autenticità ed inalterabilità nel tempo) delle informazioni in esso contenute.
Per ulteriori info consulta il sito del CNIPA